すでに人で出来ている仕事を、AIに早く覚えさせる4つの手順

「AIに仕事を任せたいけど、何をどう説明すればいいかわからない」

AIを使い始めるとき、多くの方が引っかかるところだと思います。

よくあるのは、上手な頼み方（プロンプト）を覚えようとして、
一から長い説明文を書くやり方です。

ただ、すでに人の手で回っている仕事なら、説明から始めなくて大丈夫です。

その仕事には、もう「材料」と「完成品」があります。
それをそのまま渡す方が、AIは早く仕事を覚えます。

では、何を、どの順番で渡せばいいのか？

すでに人で出来ている仕事をClaude（AI）に覚えさせるとき、自分はこの4つを渡しています。

順番に書きます。

手順1：材料を渡す。できれば、過去にもう終わった仕事のもの

まず、その仕事で人が見ている情報を渡します。

たとえば図面を作る仕事なら、お客様からもらった図面の情報です。
請求書なら、宛先・品目・金額が書かれたメモやトークです。

ここでのコツは、新しい仕事ではなく、過去にもう終わった仕事の材料を使うことです。

なぜかというと、次の手順2で「その材料から作った完成品」も一緒に渡すからです。

材料と完成品をセットで渡すと、AIには「この材料から、これを作ればいい」という正解が見えます。

言葉で「こういう形で作って」と説明するより、早く伝わります。

自分の会社でも、トークに送ると契約書が返ってくる社内Botを作ったとき、
Claudeに、すでに使っていた契約書のファイルを、そのまま渡しました。

できあがったBotが作る契約書の条文は、元の契約書と一字一句同じです。
変わるのは、相手の名前・期間・金額などの空欄だけ。

決まった形の書類なら、形を説明するより、本物を1つ渡す方が早い。

これは、お客様の会社に仕組みを入れるときも同じです。
いま使っている様式を変えないので、現場の人は覚え直さずに済みます。

材料と完成品だけだと、AIには「途中で何をしたか」がわかりません。

なので、人がふだんやっている段取りを、そのまま文章にして送ります。

きれいな文章でなくて大丈夫です。
いつも新人さんに口で説明していることを、そのまま書くイメージです。

ハマりやすいのが、ここです。

その仕事に、使うツール・システム・サイトがある場合。
道具を指定しないと、AIが自分の中でデータだけ作って終わることがあります。

たとえば、本当は社内の表計算に入力してほしいのに、
AIの画面に「入力する内容」の一覧が出てきて、そこで終わる。

これでは、最後に人が書き写すことになって、手間が残ります。

なので、道具は必ず指定します。

自分の社内Botでも、AIに渡している手順書に、使う道具を書いています。

たとえば、こんな書き方です。

道具まで決めておくと、AIは「何を作るか」だけでなく、「どこに、何で作るか」まで迷わずに済みます。

材料も完成品も渡さず、言葉だけで説明していたら、どうなっていたか。

AIは、それっぽいものを作ってくれます。
ただ、自社の様式と少しずつ違うものになりがちです。

その違いを1つずつ言葉で直していくと、やり取りがどんどん長くなります。
結局「自分でやった方が早い」に戻ってしまうこともあります。

逆に、すでに人で出来ている仕事には、もう答えがあります。
材料と完成品、そしてやり方を知っている人です。

AIに足りないのは、頭の良さではなく、その会社の「いつものやり方」です。
それを渡すのが、この4つの手順です。

自社で、この4つを紙に書き出してみてください。

1は、一番うまくいった回を選ぶのがおすすめです。それがAIの見本になります。
2が見つからない仕事は、まず人の手で1回作って残すところからです。
3は、箇条書きで大丈夫です。
4まで決めると、AIが作ったものを書き写す手間がなくなります。

AIに説明する前に、見本を渡す。
自分の会社では、この順番で仕事を覚えてもらっています。